活動紀錄:持續改善 – 找出流程中的瓶頸與浪費

今年七月初,收到DevOps Taiwan的正瑋邀請,希望在八月Meetup談談「改變團隊文化」、「改變思維」、「導入」相關的主題。思考了一下,最後決定由遊戲的角度切入來傳達我的想法。

活動網頁:DevOps Taiwan Meetup #2 – 思維引導、持續改善,引發團隊改變新契機

當天有兩場,我的這場主題是「持續改善 – 找出流程中的瓶頸與浪費」

主題簡介:

聽到DevOps 許多人第一個印象就是找一堆工具來自動化測試與釋出流程,其實工具與自動化只是其中一環。在自動化之前,必須找出流程上的瓶頸,接下來才能擬定改善計畫。如果流程沒有改善,只是希望透過自動化工具加速錯誤流程的時間,就算是戴上 DevOps 這頂流行的帽子也不會讓你的團隊與產品看起來好棒棒。 那又該如何持續改善?

這次 Erica 將透過簡單的小遊戲大家一起體會。

 

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遊戲進行中

一開始先邀請大家暖身,給參與者一些心理建設,說明今天會發生哪些事情,就直接進入主題。遊戲背景是造飛機工廠,每一個人有各自的工作跟職能。遊戲源自Lean Airplane Games,再依照我想傳達的內容而重新設計玩法。

 

第一回合,藉由遊戲刻意設計的關卡讓大家體會「什麼是瓶頸?」,對工作上發生什麼影響?再來談「如何辨識瓶頸」。

 

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▲ 第一回合進行中,你看出瓶頸發生在哪個階段了嗎?

 

如何辨識瓶頸?

 

  • 瓶頸很忙
  • 瓶頸前面累積很多半成品
  • 瓶頸的下游通常都會閒置

 

瓶頸的影響是什麼?為什麼瓶頸是關鍵?

 

既然觀察到瓶頸了,接下來再談如何透過「五步驟聚焦法」由瓶頸出發持續改善,再將改善項目分階段投入到第二、三回合中。

 

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▲ 第二回合進行中,雖然產能沒有上升特別多,但是半成品的數量已經大幅下降,工作氣氛也變得輕鬆很多。

 

通常經過三個回合的遊戲與改善之後,成績會有明顯提升,不過這次竟然忘了拍最後成果XD 加上這次因為時間的關係,只玩了二回合。但也足以感受到當工作流程調整了,在成員不改變、不用先花費額外資源的情況之下,怎麼減少浪費、產生最大效益?

 

PS.這次在DevOps Meetups玩的是簡單體驗版,完整解說跟步驟在瓶頸遊戲:運用五步驟聚焦法持續改善流程裡進行五個小時(兩者的遊戲內容設定不同。)

 

遊戲體驗的部分結束後,再回頭討論剛剛發生了哪些事情,分別代表什麼狀況,為什麼會發生,以及我們是怎麼改善的。改善的前後差異是什麼?做了什麼事情,未來應該如何觀察、應用,角色設計的用意等等。

 

最後當天離開前,我又另外分享了兩件事情,說明為什麼這次要用遊戲開始、以及活動過程中的小插曲。

 


為什麼要用玩遊戲來傳達想法?

雖然我部落格裡面介紹了不少遊戲,我本身也滿喜歡透過遊戲來傳達想法,可是我一直認為玩遊戲根本不是重點

 

那到底為什麼要透過遊戲來體會呢?因為在很短的時間內,如果希望來的人有收穫能夠帶得走,我認為自己動手感受過一次是最有效的設計得好的遊戲甚至可以在短時間內提供一個具體情境,讓人離開後回頭去想到底發生了哪些事情。

 

所以我舉了一個《史上最強哲學入門》裡面看到的蛇與繩子的例子來說明,並引用了下面這段話。

 

「在東方哲學中,經常會碰到像這種古怪的場面。聽的人明明說『我可以理解你講的事』,講的人卻會否認對方已經理解:『不,你其實還沒搞懂。』

 

之所以會這樣,是因為東方有種獨特的思考習慣,認為光是懂得知識,還不能算是真正的理解。

 

在東方,人們認為,凡是一定都要伴隨著足以感到「啊,原來是這樣啊,是這種情形!我懂啦!的強烈體驗或實際感受,能夠算是真正理解。而這種『透過體驗真正理解』的狀態,稱為『開悟』,以和一般的了解區別。

 

這種『透過體驗真正理解』(開悟),與『知道知識』之間,有著奇大無比的差異。」
***

 

但現在有個問題。

 

兩種人本質上雖然不同,講的卻是同樣的內容,而且兩個人論點也一樣。聽的人絕對分辨不出來,到底誰才是『只知道知識』的人,誰才是『真正理解』(開悟)的人。光從說的話來看,實在無從分辨。

 

***

 

假如真的要分辨,應該不是從『言語』上去看,而是要從『實踐』判斷,也就是看平常的生活態度。

 

– 《史上最強哲學入門》

 

why games

 

所以,到底為什麼要遊戲?

 

其實我是想呼應這次聚會的主題「改變團隊文化」、「改變思維」、「導入」。重點不是因為了改變而改變(通常這樣會馬上遇到組織文化的阻力),而是希望先能夠建立一個共同的體驗與認識,開啟對話、正視問題的存在,才會有改變的契機如果能用其他的方式達到,倒是不用拘泥於某種特定的形式。

 

因此我一直認為,遊戲之後的解釋要點是最關鍵也最難的部分,這一點就是遊戲引導者自己的修煉了。除了事前要對主題夠熟,玩法、陷阱、討論要點都要事先設計、練習過。更重要是在遊戲進行中,要不太明顯(避免介入太多)但是又不斷留心發生了過程哪些事情,哪些是預期中,哪些是意料之外,是否要提出來討論,發生的這些事情要要什麼角度帶入討論,都要在短時間內盤算。

 

事前的準備很重要,而臨場的整體反應,更是最後促使參與者共同完成這次體驗的臨門一腳

 

 


 

享受遊戲中的意外驚喜

我喜歡玩遊戲,除了上面所說的好處之外, 遊戲本身所以有趣,就是每場人、事、物的成份不同,化學反應也會不同。不管做再多的事前準備,唯有到了現場,跟一同參與的人經歷過程,在這個特定的當下,一起走完才算結束

 

前面講到引導者自己的修煉很重要,有時候修煉是從自身開始,也有時候外界逼你不得不面對啊。在我帶工作坊的經驗中,不論是自己的場地,或是被邀請的工作坊,常常即使事前再三確認,有時候還是會發生很多「有趣」的狀況,例如上到一半隔壁街失火整條街停電、遇到一年一度的北門媽祖遶境、被安排在人來人往的電梯口帶30人工作坊、或是參與者沒有椅子要站一整天、演講廳固定座椅根本不合適分組活動等等等。

 

每一次意外的發生都是一種挑戰,也勢必會影響活動效果。但是如果在當下遊戲引導者沒有穩著自己的心情,又怎麼能傳達給參與者。所以有時候都會想,連沒椅子都遇過了,還有什麼好怕,我心臟已經練得很大顆沒在怕了,殊不知每次話講太滿,永遠有更大的挑戰在等著XD

 

所以,沒辦法準備到意外不發生,而是當意外發生的當下,你要怎麼去應對。

 

小插曲

constraints.jpg

 

例如,這次活動事前討論時,因為人數與場地的關係,主辦單位預計不會擺放桌子。我考慮很久,在沒有桌子的情況與場地大小的限制,我心中預想的遊戲是否要修改?如果要改,應該改成什麼?後來突然靈光一閃,為什麼桌子會變成我的限制。就像敏捷開發在談的一樣,我們是否需要準備好所有的一切才能開工呢?如果我們不能就現況出發,總是要設想一個完美的情境,那什麼時候才能開始。於是,重新設想怎麼在沒有桌子的情況底下達成我要的效果。

 

最後,當天活動生出桌子了!沒想到反而是「時間」變成另一個限制XD

 

這次因為前一場的比預期結束時間晚,加上中場重新安排桌子,開始的時間原本就比較遲,玩到中途才突然被告知離關門只剩十分鐘…,而我還剩兩個回合沒結束啊。當下真的是…只有傻眼二字XD。後來的做法是再玩一輪,其他用口說的解釋完。

 

隔了幾天,後來自己retro的時候,突然想通這對我來說其實是個很好的挑戰,如何在時間有限的情況底下,再更精簡的傳達我的想法。如果我又堅持某些流程一定要走完不能修改,我的靈活程度顯然還有待加強。

 

所以後來該重新思考的是再有下一次,我會怎麼去調整?我的五分鐘版本是什麼?50分鐘版本?3小時版本?8小時版本又各別是什麼?

 

我想,應該就只能是這樣吧。事前做了能做的,然後,遇到各種匪夷所思的情況,崩潰,面對,修正。然後,再遇到意外,再崩潰,再面對,再修正,一直這樣下去吧XD

 

延伸閱讀:
Erica Liu

Erica Liu

大多時間都在軟體圈打滾,這幾年漸漸體悟敏捷精神,至今仍然持續實踐不斷改善。重視人與人的交流,喜歡透過引導讓人自我啟發,工作之餘也常和社群交流與分享經驗。
Erica Liu

活動紀錄:持續改善 – 找出流程中的瓶頸與浪費” 有 2 則迴響.

  1. 謝謝 Erica 帶來這個超棒的活動,真的是讓人收獲良多!

    透過遊戲的方式讓凍仁親身體會了傻傻往前衝最後只會拖累團隊,應該要在有限的資源 (有形和無形) 下優化整體性的生產力,團隊才會真的成長。

    相信在很多時候我們都會深陷在不同的瓶頸中,適時的跳脫出來,換個角度或許會帶來更美好的火花。

    最後附上一個遲來的祝福:中秋節快樂!

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